POLITYKA PRYWATNOŚCI
1. Postanowienia ogólne
Niniejsza Polityka prywatności (dalej: „Polityka”) określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z serwisu https://inspectrabim.com/ (dalej: „Serwis”), w tym dostępnych zgodnie z jego funkcjonalnościami konta użytkownika i systemu zgłoszeń, a także komunikacji za pośrednictwem poczty elektronicznej e-mail, newslettera lub oprogramowania Inspectra BIM. Dokument obejmuje również zasady przetwarzania danych w związku z zakupem, aktywacją i obsługą licencji do oprogramowania Inspectra BIM, w tym przy wykorzystaniu usług podmiotów zewnętrznych takich jak Paddle.com Market Ltd. (dalej: „Paddle”) z siedzibą w Londynie (Wielka Brytania), Keygen LLC (dalej; „Keygen”) z siedzibą w Austin (USA) oraz Hostinger operations UAB (dalej: „Hostinger”) z siedzibą w Wilnie (Litwa).
Polityka została przygotowana z uwzględnieniem charakteru działalności polegającej na oferowaniu oprogramowania BIM w modelu desktopowym dla systemu operacyjnego Windows, z kontem użytkownika, mechanizmem licencyjnym, obsługą zgłoszeń, ręcznym pobieraniem aktualizacji oraz planowaną lub uruchomioną komunikacją w ramach newslettera. Oprogramowanie Inspectra BIM co do zasady nie przesyła modeli BIM ani zawartości plików użytkownika oprogramowania na serwer Administratora – połączenia z systemami zewnętrznymi dotyczą przede wszystkim logowania, licencji, obsługi konta, zgłoszeń i aktualizacji.
2. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Wiktor Mertka prowadzący działalność pod firmą Mervision Wiktor Mertka z siedzibą w Rotmance (83-010) przy ul. Bajki 15a/13 (Polska), posiadający NIP: 6040272133, REGON: 545305973, adres e-mail do kontaktu: contact@inspectrabim.com.
Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych jest możliwy pod adresem e-mail: contact@inspectrabim.com. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, ponieważ według aktualnej oceny nie zachodzą przesłanki obligatoryjnego wyznaczenia IOD wynikające z art. 37 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; dalej: „RODO”). W przypadku zmiany skali, charakteru lub zakresu przetwarzania decyzja ta powinna zostać ponownie zweryfikowana.
3. Zakres usług i źródła danych
Dane osobowe mogą być pozyskiwane bezpośrednio od użytkownika Serwisu lub użytkownika oprogramowania Inspectra BIM, w szczególności podczas rejestracji konta, logowania, zakupu licencji, zapisu do newslettera, kierowania zapytań, składania zgłoszeń technicznych, kontaktu za pośrednictwem poczty elektronicznej e-mail lub korzystania z funkcjonalności Serwisu. Część danych może być również przekazywana Administratorowi przez dostawców wykorzystywanych do obsługi zakupu, licencji lub infrastruktury, w zakresie niezbędnym do wykonania usługi.
Źródła pozyskiwania danych obejmują:
- Serwis i konto użytkownika Serwisu działające w środowisku WordPress;
- lokalne (desktopowe) oprogramowanie Inspectra BIM przeznaczone dla systemu operacyjnego Windows;
- mechanizm licencyjny obsługiwany z wykorzystaniem usług dostarczanych przez Keygen;
- zakup i płatność obsługiwane przez Paddle w modelu Merchant of Record;
- system zgłoszeń technicznych i korespondencji dotyczącej zgłoszeń w ramach Serwisu oraz oprogramowania Inspectra BIM;
- wiadomości systemowe, w tym aktywacyjne, licencyjne, dotyczące statusu zgłoszeń i niedokończonych procesów zakupu w Serwisie;
- newsletter, komunikacja informacyjna, produktowa i marketingowa prowadzona wyłącznie wobec osób, które zapisały się do newslettera lub wyraziły wymaganą zgodę;
- pliki cookies i podobne technologie stosowane na stronie internetowej.
4. Kategorie przetwarzanych danych
| Obszar | Kategorie danych |
|---|---|
| Konto użytkownika Serwisu | imię i nazwisko, adres e-mail, hasło w postaci zabezpieczonej/hashowanej, opcjonalnie firma, status konta, identyfikator użytkownika, znaczniki czasu. |
| Licencje i dostęp do modułów | dane konta użytkownika Serwisu, identyfikator licencji, status licencji, zakres uprawnień, moduł produktu, data aktywacji i ważności, historia zmian. |
| Zakup licencji za pośrednictwem Paddle | adres e-mail, identyfikator konta użytkownika Serwisu, potwierdzenie transakcji, dane widoczne w panelu sprzedawcy, historia zakupu, dane rozliczeniowe w zakresie udostępnionym Administratorowi. |
| Wsparcie techniczne i zgłoszenia | numer zgłoszenia, treść zgłoszenia, korespondencja, kategoria, status, wersja aplikacji, system operacyjny, opcjonalny log diagnostyczny .txt, metadane techniczne. |
| Newsletter | adres e-mail, imię lub nazwa, jeżeli zostaną podane, informacja o wyrażeniu zgody, data, godzina i źródło zapisu, adres IP lub inne metadane techniczne zapisu, status subskrypcji, historia wypisu lub wycofania zgody. |
| Korespondencja e-mail | adres e-mail, imię i nazwisko, treść wiadomości, dane identyfikujące firmę, załączniki, historia korespondencji. |
| Cookies i dane techniczne | adres IP, identyfikatory cookies, dane sesji, informacje o przeglądarce, urządzeniu, systemie, preferencje dotyczące cookies. |
| Statystyka odwiedzin Serwisu | adres IP, informacje o przeglądarce i systemie, adres odwiedzanej podstrony, data i godzina odwiedzin. Adres IP przetwarzany jest wyłącznie w pamięci serwera — w celu ustalenia kraju oraz wygenerowania nietrwałego skrótu technicznego pozwalającego odróżnić kolejne odsłony tej samej wizyty — i nie jest zapisywany. |
| Aktualizacje i logi techniczne | adres IP, wersja oprogramowania, system operacyjny, identyfikator licencji lub instalacji, data i czas połączenia z serwerem aktualizacji. |
5. Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel | Podstawa prawna | Opis |
|---|---|---|
| Rejestracja i prowadzenie konta użytkownika | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | Przetwarzanie jest niezbędne do utworzenia i utrzymania konta użytkownika w Serwisie, umożliwienia logowania oraz korzystania z usług elektronicznych. |
| Zawarcie i wykonywanie umowy licencyjnej / EULA | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | Dane są wykorzystywane do przypisania licencji, ustalenia zakresu uprawnień i umożliwienia korzystania z produktu. |
| Obsługa sprzedaży licencji przez Paddle i potwierdzeń transakcji | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO | Administrator przetwarza dane niezbędne do aktywacji licencji i obsługi transakcji; Paddle przetwarza dane płatnicze jako odrębny administrator występując w roli sprzedawcy w modelu Merchant of Record (MoR). |
| Wysyłka newslettera i komunikacja marketingowa | art. 6 ust. 1 lit. a RODO; art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej; art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną | Newsletter jest wysyłany wyłącznie po dobrowolnym zapisie lub wyrażeniu wymaganej zgody. Zgoda może zostać wycofana w każdym czasie, w szczególności przez link wypisu lub wiadomość e-mail do Administratora. |
| Dokumentowanie zgody na newsletter, jej wycofania i obrona przed roszczeniami | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Administrator może przechowywać minimalny zakres danych dowodowych w celu wykazania kiedy i w jakim zakresie zgoda została udzielona lub wycofana oraz w celu ochrony przed roszczeniami. |
| Obsługa zgłoszeń i wsparcia technicznego | art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO | W zależności od charakteru zgłoszenia dane są niezbędne do wykonania umowy lub do ochrony prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zapewnieniu wsparcia, bezpieczeństwa i jakości produktu. |
| Zapewnienie bezpieczeństwa, aktualizacji i logów technicznych | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Prawnie uzasadnionym interesem jest utrzymanie bezpieczeństwa, wykrywanie błędów, zapobieganie nadużyciom oraz dostarczanie aktualizacji. |
| Statystyka odwiedzin Serwisu | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest poznanie sposobu korzystania z Serwisu w celu jego rozwoju i doboru treści. Statystyka prowadzona jest własnymi środkami Administratora, bez plików cookies i bez przekazywania danych podmiotom trzecim. Wyniki mają postać wyłącznie zbiorczą i nie pozwalają na identyfikację osoby ani nie są łączone z kontem użytkownika. |
| Prowadzenie rozliczeń, podatków i księgowości | art. 6 ust. 1 lit. c RODO | Przetwarzanie wynika z obowiązków prawnych dotyczących rachunkowości, podatków i dokumentowania zdarzeń gospodarczych. |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Prawnie uzasadnionym interesem jest zabezpieczenie interesów prawnych Administratora. |
| Obsługa cookies niezbędnych | art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz przepisy Prawa komunikacji elektronicznej | Cookies niezbędne służą utrzymaniu sesji, logowania i bezpieczeństwa. Cookies inne niż niezbędne wymagają odrębnej zgody, jeżeli zostaną wdrożone. |
6. Paddle, Keygen, Hostinger i inni odbiorcy danych
Administrator korzysta z zewnętrznych dostawców usług technologicznych. Zakres i rola tych podmiotów mogą różnić się w zależności od konkretnej czynności przetwarzania. Administrator cyklicznie weryfikuje aktualność dokumentów dostawców, w szczególności ich warunków świadczenia usług, postanowień umów powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA), list podprocesorów oraz mechanizmów transferu danych poza EOG.
| Podmiot | Rola | Zakres danych / funkcja |
|---|---|---|
| Keygen LLC | Podmiot przetwarzający | Obsługa kont użytkowników w systemie licencyjnym, generowanie tokenów i uprawnień licencyjnych, dane licencyjne i metadane techniczne. |
| Paddle.com Market Ltd | Niezależny administrator w modelu sprzedaży na zasadzie MoR oraz możliwie procesor w wybranych usługach | Obsługa checkout, płatności, podatków, fakturowania, danych transakcyjnych, potwierdzeń webhook i danych widocznych w panelu sprzedawcy. |
| Hostinger operations UAB | Podmiot przetwarzający | Hosting serwisu WordPress, baza danych, poczta e-mail, SMTP, infrastruktura strony. |
| Dostawca narzędzia do dostarczania newslettera / moduł mailingowy | Podmiot przetwarzający lub element infrastruktury Administratora | Obsługa listy mailingowej, wysyłka wiadomości, zapisy, wypisy, statystyki techniczne dostarczenia wiadomości, jeżeli zostaną wdrożone. |
| Certum / Asseco | Odbiorca danych przedsiębiorcy | Certyfikat podpisu kodu i weryfikacja danych przedsiębiorcy. |
| Organy publiczne lub sądy | Odbiorcy na podstawie prawa | Dane przekazywane wyłącznie w zakresie wymaganym przez przepisy prawa lub prawidłowo doręczone żądanie. |
7. Przekazywanie danych poza EOG
Dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy w związku z korzystaniem z usług dostawców technologicznych, w szczególności Keygen oraz, w zależności od zakresu usług, Paddle, dostawców narzędzi mailingowych lub ich podprocesorów. Transfer następuje wyłącznie przy zastosowaniu mechanizmów przewidzianych w RODO, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych lub innych właściwych zabezpieczeń. Administrator przechowuje dokumentację potwierdzającą podstawę transferu oraz okresowo ją aktualizuje.
8. Okresy przechowywania danych
| Kategoria | Okres przechowywania |
|---|---|
| Konto użytkownika Serwisu | Przez okres korzystania z konta użytkownika Serwisu, a po jego usunięciu przez okres niezbędny do wykazania wykonania obowiązków, obsługi roszczeń lub zgodnie z przepisami prawa. |
| Dane licencyjne | Przez okres obowiązywania licencji, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń lub obowiązków podatkowo-rozliczeniowych. |
| Dane transakcyjne | Przez okres wymagany przepisami podatkowymi, rachunkowymi i dotyczącymi rozliczeń oraz przez okres niezbędny do obsługi roszczeń. |
| Newsletter | Przez okres subskrypcji newslettera, tj. do czasu wypisu lub wycofania zgody. Po wycofaniu zgody Administrator może przechowywać minimalne dane dowodowe dotyczące udzielenia i wycofania zgody przez okres przedawnienia potencjalnych roszczeń lub przez okres wymagany przepisami prawa. |
| Wsparcie techniczne i zgłoszenia | Przez okres obsługi zgłoszenia, a następnie zasadniczo do 24 miesięcy od zamknięcia sprawy objętej zgłoszeniem, chyba że dłuższy okres jest potrzebny do obrony roszczeń. |
| Logi diagnostyczne | Przez czas niezbędny do obsługi zgłoszenia lub analizy błędu, a następnie są usuwane albo anonimizowane, chyba że są konieczne dla celów bezpieczeństwa, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. |
| Logi techniczne serwera i aktualizacji | Przez okres przyjęty w konfiguracji bezpieczeństwa i nie dłużej niż jest to konieczne dla celów bezpieczeństwa, diagnostyki i rozliczalności. |
| Dane statystyki odwiedzin | Adres IP nie jest zapisywany. Skrót techniczny służący odróżnieniu odsłon w ramach jednej wizyty jest usuwany po 24 godzinach. Zbiorcze statystyki przechowywane są nie dłużej niż 13 miesięcy. |
| Korespondencja | Przez okres obsługi sprawy, a następnie przez okres uzasadniony charakterem relacji lub przedawnieniem roszczeń. |
| Dane cookies | Zgodnie z okresem życia danego pliku cookies lub do czasu usunięcia cookies przez użytkownika; cookies inne niż niezbędne zgodnie z udzieloną zgodą. |
9. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do swoich danych, otrzymania ich kopii, żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz cofnięcia zgody na przetwarzanie takich danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody. Żądania należy kierować na adres: contact@inspectrabim.com.
W przypadku newslettera wycofanie zgody lub rezygnacja z subskrypcji są możliwe w każdym czasie, w szczególności przez link wypisu umieszczony w wiadomości dostarczanej w ramach newslettera lub poprzez kontakt z Administratorem. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. Jeżeli użytkownik Serwisu wycofa zgodę na newsletter, Administrator nie będzie dalej wykorzystywał jego danych do wysyłki newslettera, chyba że istnieje inna samodzielna podstawa prawna dla ograniczonego przetwarzania, np. dokumentowanie wycofania zgody lub obrona roszczeń.
Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie miesiąca od otrzymania żądania. Termin może zostać wydłużony o kolejne dwa miesiące ze względu na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań. Osobie, której dane dotyczą przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10. Żądanie usunięcia konta a system Keygen
Usunięcie konta użytkownika Serwisu nie musi automatycznie skutkować usunięciem danych w systemie Keygen, na co Administrator może nie mieć wpływu.
11. Newsletter i komunikacja marketingowa
Newsletter jest usługą dobrowolną. Zapis do newslettera nie jest warunkiem założenia konta użytkownika w Serwisie, zakupu licencji na oprogramowanie Inspectra BIM, korzystania z bezpłatnej wersji produktu ani uzyskania wsparcia technicznego. Newsletter może obejmować w szczególności informacje o produkcie, aktualizacjach, materiałach edukacyjnych, wydarzeniach, promocjach, nowych funkcjonalnościach oprogramowania Inspectra BIM oraz treściach dotyczących technologii BIM.
W celu korzystania z newslettera użytkownik powinien podać co najmniej adres e-mail oraz wyrazić wymagane zgody.
Administrator może stosować mechanizm potwierdzenia zapisu, w tym double opt-in, tj. przesłanie wiadomości z linkiem aktywacyjnym. Jeżeli newsletter nie został jeszcze uruchomiony, zapis użytkownika Serwisu może zostać potraktowany jako zgłoszenie chęci otrzymywania newslettera po jego uruchomieniu, przy zachowaniu prawa do rezygnacji przed rozpoczęciem wysyłki.
Rezygnacja z newslettera jest możliwa w każdym czasie, bez podawania przyczyny i bez ponoszenia kosztów innych niż zwykłe koszty transmisji danych. Rezygnacja z newslettera nie powoduje usunięcia konta użytkownika Serwisu ani utraty licencji na oprogramowanie Inspectra BIM, chyba że użytkownik Serwisu niezależnie zażąda realizacji odrębnego prawa dotyczącego danych osobowych.
12. Pliki cookies i podobne technologie
Serwis może wykorzystywać pliki cookies niezbędne do zapewnienia prawidłowego działania strony, logowania, bezpieczeństwa, utrzymania sesji użytkownika oraz zapamiętania decyzji dotyczących banera cookies. Jeżeli w przyszłości zostaną wdrożone cookies analityczne, marketingowe lub inne niż niezbędne, Administrator powinien wdrożyć mechanizm uprzedniej zgody zgodny z RODO oraz innymi powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, w tym w szczególności ustawą z dnia 12 lipca 2024 roku Prawo komunikacji elektronicznej oraz zaktualizować niniejszą politykę prywatności.
13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały. Mechanizm licencyjny może automatycznie przypisywać uprawnienia do funkcji produktu na podstawie rodzaju licencji, ale nie stanowi to profilowania w rozumieniu decyzji, o których mowa w art. 22 RODO.
14. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności kontrolę dostępu, indywidualne konta użytkowników Serwisu, zasadę minimalnych uprawnień, zabezpieczenia haseł, szyfrowanie tam, gdzie jest to adekwatne, kopie zapasowe, ograniczenie dostępu administracyjnego, dokumentowanie naruszeń oraz okresowe przeglądy dostawców i systemów. Dane przekazywane do korzystania z newslettera do powinny być dostępne wyłącznie osobom i systemom niezbędnym do obsługi wysyłki, dokumentowania zgód oraz realizacji wypisów.
15. Zmiany Polityki
Polityka może być aktualizowana w przypadku zmiany funkcjonalności oprogramowania Inspectra BIM, uruchomienia lub zmiany zasad newslettera, wdrożenia wykorzystywania nowych lub zamiany aktualnie wykorzystywanych plików cookies, zmiany dostawców technologicznych, zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu danych lub rozpoczęcia zatrudniania pracowników.